WSA 2.28 - Wydawanie zaświadczeń z rejestru mieszkańców

Jednostka prowadząca sprawę:
Wydział Spraw Administracyjnych
Adres: ul. Batorego 38/40, 87-100 Toruń 
Telefon: 56 611 83 50 , fax 56 /611 83 20;e-mail: wsa@um.torun.pl
oraz punkt w: CH Plaza, ul. Wł. Broniewskiego 90 oraz CH Copernicus, ul. Żółkiewskiego 15 (poniedziałek-piątek: 09.00-17.00)

Na każdą wizytę obowiązuje wcześniejsza rezerwacja: on-line https://rezerwacja.um.torun.pl/#/ lub tel. (56) 61 18 352, 61 18 358

Podstawa prawna
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572);
- ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2024 r., poz. 736),
- ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2023 r., poz. 2111),
- ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publicznie (Dz.U. z 2024 r., poz. 307).

I. Wydanie zaświadczeń:
1. Z rejestru mieszkańców:
Organ gminy prowadzący rejestr mieszkańców, na wniosek zainteresowanej osoby złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, obowiązany jest wydać zaświadczenie zawierające pełny lub częściowy odpis danych dotyczących tej osoby przetwarzanych w prowadzonym rejestrze mieszkańców.

2. Z rejestru Pesel:
Dowolny organ gminy, na wniosek złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, obowiązany jest wydać zaświadczenie zawierające pełny lub częściowy odpis danych dotyczących tej osoby przetwarzanych w rejestrze PESEL.


II. Dokumenty od wnioskodawcy:
1. Wniosek o wydanie zaświadczenia – wzory w załączeniu.
2. Dowód osobisty lub paszport – do wglądu.
3. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej.
4. W przypadku wniosku o wydanie zaświadczenia o stanie zameldowania – dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu - do wglądu w oryginale (w szczególności umowa cywilnoprawna, odpis z księgi wieczystej albo wyciąg z działów I i II księgi wieczystej, decyzja administracyjna lub orzeczenie sądu).

III. Wniosek można złożyć:
Osobiście (obowiązuje rezerwacja wizyty),
Listownie za pośrednictwem operatora pocztowego,
Za pomocą środków komunikacji elektronicznej – platformy ePUAP

IV. Wymagane opłaty
Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia – 17 zł.
Płatne przelewem na nr konta: Bank Millennium O/Toruń 37 1160 2202 0000 0000 8344 0799;
gotówką: w kasie organu podatkowego, tj. w budynku Urzędu Miasta Torunia przy ul. Grudziądzkiej 126 B, bezgotówkowo, na miejscu w Wydziale Spraw Administracyjnych przy ul. Stefana Batorego 38/40.
Uwaga: zwolnienia z opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia dokonuje się na podstawie art. 2 oraz załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
Za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa (jeśli osobę reprezentuje pełnomocnik) – 17 zł.

Uwaga: nie podlega opłacie skarbowej czynność złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu. Obowiązek wniesienia opłaty powstaje z chwilą złożenia wniosku.

V. Termin i tryb realizacji
Zaświadczenie – bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni od złożenia wniosku.

VI. Jednostka odpowiedzialna
Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych
Pokój nr 29 – II piętro,
telefon: 56/ 611 83 11; -12, - 13, -17, -18, -47, -55, - 57
611 83 57, 611 83 55,

VII. Tryb odwoławczy
Odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

VIII. Uwagi
W celu złożenia wniosku w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym (kwalifikowanym certyfikatem, profilem zaufanym lub podpisem osobistym) należy na platformie ePUAP 2 (www.epuap.gov.pl) zalogować się poprzez profil zaufany. Wybrać: → Załatwiaj sprawy przez internet – zobacz katalog spraw → Sprawy ogólne – pisma do urzędu – pismo ogólne do podmiotu publicznego – załatw sprawę

Wybierz organ, do którego kierujesz wniosek (Urząd Miasta Torunia), wypełniony formularz należy podpisać podpisem elektronicznym (kwalifikowanym certyfikatem, profilem zaufanym lub podpisem osobistym) i przesłać na następujący adres urzędu: Urząd Miasta Torunia: /UMTorun/SkrytkaESP

Strona może działać przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem udzielonym na piśmie, tj. w formie, o której mowa w art. 33 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, po okazaniu przez pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych 
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA
Administratorami są:
Minister Cyfryzacji, z siedzibą w Warszawie (00-060) ul. Królewskiej 27 – odpowiada za techniczne administrowanie rejestrem PESEL, jego transparentność obowiązek informacyjny wynikający z art. 15 RODO,
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, z siedzibą w Warszawie (02-591), ul. Stefana Batorego 5 – pełni rolę nadzorczą w zakresie rozwoju rejestru PESEL, odpowiada za poprawność danych w rejestrze PESEL i funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru.
Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Warszawie (00-580), al. J. Ch. Szucha 23,  odpowiada za zapewnienie sieci umożliwiającej realizację zadań konsulów. 
W zakresie danych przetwarzanych w rejestrze mieszkańców, Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców i innych zbiorach danych oraz w dokumentacji papierowej prowadzonych przez organ ewidencji ludności administratorem jest Prezydent Miasta Torunia.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Zagranicznych pisemnie, telefonicznie lub zgłosić się osobiście.
Z administratorem – Prezydentem Miasta Torunia można się skontaktować pisemnie za pośrednictwem administratora danych osobowych, na adres siedziby administratora:
87-100 Toruń, ul. Wały gen. Sikorskiego 8

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/i skontaktować e-mailowo: iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/i skontaktować e-mailowo: iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. 
Administrator – Minister Spraw Zagranicznych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/i skontaktować e-mailowo: iod@msz.gov.pl
Administrator – Prezydent Miasta Torunia wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/i skontaktować e-mailowo:iod@um.torun.pl lub pisemnie na adres: Inspektor Danych Osobowych, ul. Wały gen. Sikorskiego 8, 87-100 Toruń
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA 
Pana/i dane będą przetwarzane w celu:
Potwierdzenia danych meldunkowych zawartych w rejestrze mieszkańców i Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców na wniosek.
Pana/i dane będą przetwarzane na podstawie ustawy o ewidencji ludności.

ODBIORCY DANYCH
Pana/i dane osobowe mogą być udostępniane uprawnionym, zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności podmiotom: służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych; osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny; jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą; innym osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes prawny lub faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą określonych w odrębnych przepisach. Odbiorcą danych jest także Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA w zakresie realizacji zadania udostępnienia Pana/i.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Dane w rejestrze PESEL będą przetwarzane bezterminowo. 

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
Przysługuje Panu/i prawo dostępu do Pana/i danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
Przysługuje Panu/i również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pana/i zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH
Pana/i dane do rejestru PESEL, rejestru mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców oraz w dokumentacji papierowej wprowadzane są przez następujące organy:
kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,
organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności.