WSA 2.9 - Dane osobowe - udzielanie informacji z rejestrów mieszkańców

Jednostka prowadząca sprawę:
Wydział Spraw Administracyjnych
Adres: ul. Batorego 38/40, 87-100 Toruń 
Telefon: 56 611 83 50 , fax: 56/ 611 83 20; e-mail: wsa@um.torun.pl

Na każdą wizytę obowiązuje wcześniejsza rezerwacja - tel. (56) 61 18 350

Podstawa prawna
- art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE L 119 z 04.05.2016 r. str. 1),
- art. 46 oraz art. 50 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. 2021, poz. 510),
- rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (Dz. U. z 2018, poz. 2523),
- rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2017, poz. 2482).

I. Dokumenty od wnioskodawcy
1. Wypełniony wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL – wzór w załączeniu (w punkcie 1 wniosku należy wybrać rejestr mieszkańców).
2. Wniosek można złożyć:
- osobiście;
- w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z 1.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgłoszenie przesyła się z wykorzystaniem platformy ePUAP, na adres urzędu: /UMTorun/SkrytkaESP
- przez pełnomocnika, legitymującego się pełnomocnictwem udzielonym na piśmie (art. 33 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego) - druk do pobrania, po okazaniu przez pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu.

II. Wymagane opłaty
Opłata budżetowa za udostępnienie danych - 31 zł, obowiązek wniesienia opłaty powstaje z chwilą złożenia wniosku:
- płatne przelewem na nr konta:
Bank Millennium O/Toruń 941160 2202 00000000 6171 9242,
- gotówką: w kasie organu podatkowego, tj. w budynku Urzędu Miasta Torunia przy ul. Grudziądzkiej 126B,
- na miejscu w Wydziale Spraw Administracyjnych przy ul. Stefana Batorego 38/40 (tylko kartą płatniczą).

Zwolnione z opłaty budżetowej jest udostępnienie danych w celu sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 54 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U z 2021, poz. 510)

W sytuacji złożenia wniosku jw. przez pełnomocnika opłata za złożenie pełnomocnictwa wynosi 17 zł (art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o opłacie skarbowej z dnia 16 listopada 2006 r., Dz. U. z 2020, poz. 1546). Należy ją wnieść na konto Urzędu Miasta Torunia w Banku Millennium, o/Toruń: 37 1160 2202 0000 0000 8344 0799 lub gotówką w kasie jw. 

Dowód dokonania opłaty za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa powinien być przedłożony z chwilą złożenia pełnomocnictwa (art. 6 ust. 1 pkt 4 cytowanej ustawy o opłacie skarbowej).
Pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu nie podlega opłacie skarbowej (cz. IV załącznika do przywołanej powyżej ustawy o opłacie skarbowej).

III. Termin i tryb realizacji
Odpowiedzi na wniosek udziela się bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 14 dni.
W przypadku, jeżeli nie zostaną spełnione warunki określonych w art. 46 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności organ odmawia w drodze decyzji administracyjnej udostępnienia danych jednostkowych.

IV. Jednostka odpowiedzialna
Wydział Spraw Administracyjnych
Stanowisko ds. udostępnienia danych osobowych:
Pokój nr 31; tel. 56 61 18 345, 56 61 18 324, 

V. Tryb odwoławczy
Odwołanie od decyzji o odmowie udostępnienia danych jednostkowych do Wojewody Kujawsko-Pomorskiego za pośrednictwem Prezydenta Miasta Torunia w terminie 14 dni.

VI. Uwagi
1. Informacji adresowej udziela się podmiotowi, jeżeli uwiarygodni interes prawny w otrzymaniu danych.
2. Osobom i jednostkom organizacyjnym, które nie wykażą interesu prawnego tylko faktyczny, dane mogą być udostępnione wyłącznie za zgodą osób, których te dane dotyczą.
3. Organy uprawnione do nieodpłatnego uzyskania danych osobowych: administracja publiczna, sądy, prokuratura, Policja, Straż Graniczna, Straż Marszałkowska, Służba Więzienna, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego, Służba Celno-Skarbowa, Żandarmeria Wojskowa, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Służba Ochrony Państwa, Centralne Biuro Antykorupcyjne, Szef Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, organy wyborcze, straż gminna (miejska), komornicy sądowi (wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia przez nich postępowania egzekucyjnego lub zabezpieczającego albo wykonywania postanowienia o zabezpieczeniu spadku lub sporządzenia spisu inwentarza), Polski Czerwony Krzyż (w zakresie danych osób poszukiwanych) oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz inne podmioty w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach.
4. Odpłatnie udostępnia się dane osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes prawny lub interes faktyczny oraz jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą.
5. Przez dane jednostkowe rozumie się informacje uzyskane z rejestrów mieszkańców dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem.
6. W sytuacji, gdy wnioskodawca działa przez pełnomocnika – pełnomocnictwo powinno być udzielone zgodnie z art. 33 § 2 k.p.a., tj. na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności).

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA
Administratorami są:
Minister Cyfryzacji, z siedzibą w Warszawie (00-060) ul. Królewskiej 27 – odpowiada za techniczne administrowanie rejestrem PESEL, jego transparentność obowiązek informacyjny wynikający z art. 15 RODO,
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, z siedzibą w Warszawie (02-591), ul. Stefana Batorego 5 – pełni rolę nadzorczą w zakresie rozwoju rejestru PESEL, odpowiada za poprawność danych w rejestrze PESEL i funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru.
Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Warszawie (00-580), al. J. Ch. Szucha 23, odpowiada za zapewnienie sieci umożliwiającej realizację zadań konsulów. 
W zakresie danych przetwarzanych w rejestrze mieszkańców, Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców i innych zbiorach danych oraz w dokumentacji papierowej prowadzonych przez organ ewidencji ludności administratorem jest Prezydent Miasta Torunia.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Zagranicznych pisemnie, telefonicznie lub zgłosić się osobiście.
Z administratorem – Prezydentem Miasta Torunia można się skontaktować pisemnie za pośrednictwem administratora danych osobowych, na adres siedziby administratora:
87-100 Toruń, ul. Wały gen. Sikorskiego 8.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/i skontaktować e-mailowo: iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/i skontaktować e-mailowo: iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. 
Administrator – Minister Spraw Zagranicznych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/i skontaktować e-mailowo: iod@msz.gov.pl
Administrator – Prezydent Miasta Torunia wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/i skontaktować e-mailowo:iod@um.torun.pl lub pisemnie na adres: Inspektor Danych Osobowych, ul. Wały gen. Sikorskiego 8, 87-100 Toruń
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA 
Pana/i dane będą przetwarzane w celu udostępnienia danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL:
uprawnionym podmiotom w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań, osobom i jednostkom organizacyjnym jeżeli wykażą interes prawny, jednostkom organizacyjnym w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą, innym osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą, podmiotom odpowiedzialnym za system identyfikacji elektronicznej oraz podmiotom wydającym środki identyfikacji elektronicznej w systemie identyfikacji elektronicznej zgodnie z ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Pana/i dane będą przetwarzane na podstawie ustawy o ewidencji ludności.

ODBIORCY DANYCH
Pana/i dane osobowe mogą być udostępniane uprawnionym, zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności podmiotom: służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych; osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny; jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą; innym osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes prawny lub faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą określonych w odrębnych przepisach. Odbiorcą danych jest także Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA w zakresie realizacji zadania udostępnienia Pana/i.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Dane w rejestrze PESEL będą przetwarzane bezterminowo. 

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
Przysługuje Panu/i prawo dostępu do Pana/i danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
Przysługuje Panu/i również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pana/i zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH
Pana/i dane do rejestru PESEL, rejestru mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców oraz w dokumentacji papierowej wprowadzane są przez następujące organy:
kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności.