WSA 2.21 - Dowód osobisty - wydawanie w przypadku upływu terminu ważności, zmiany danych osobowych, zmiany wizerunku twarzy, utraty lub uszkodzenia, nieuprawnione wykorzystanie danych osobowych

Jednostka prowadząca sprawę:
Wydział Spraw Administracyjnych
Adres: ul. Batorego 38/40, 87-100 Toruń 
Telefon: 56 611 83 50 , fax: 56/ 611 83 20; e-mail: wsa@um.torun.pl

oraz punkt w: CH Plaza, ul. Wł. Broniewskiego 90 (poniedziałek – piątek 9.00-17.00) – tylko złożenie wniosku o dowód osobisty

Składanie wniosków o dowód osobisty tylko osobiście, po uprzednim zarezerwowaniu wizyty on-line: https://www.um.torun.pl/pl/rezerwacja-wizyty

Podstawa prawna
- art. 25 i art. 29 ust. 2-4 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 816 z poźn. zm),
- rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 5 października 2021 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu ( Dz. U. z 2021 r., poz. 1865)
 - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 lutego 2019 r. w sprawie warstwy elektronicznej dowodu osobistego (Dz.U.2019 r., poz.400 z późn.zm).

I. Wydanie nowego dowodu osobistego następuje w przypadku:
1. Upływu terminu ważności dowodu osobistego.
2. Zmiany danych zawartych w dowodzie osobistym, z wyjątkiem zmiany nazwy organu wydającego oraz zmiany nazwy miejsca urodzenia.
3. Zmiany wizerunku twarzy posiadacza dowodu osobistego w stosunku do wizerunku twarzy zamieszczonego w dowodzie osobistym w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację jego posiadacza.
4. Utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację jego posiadacza.
- posiadacz dowodu osobistego, którego dowód został utracony lub uszkodzony, zgłasza ten fakt niezwłocznie osobiście w organie dowolnej gminy,
- zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego posiadacza dowodu osobistego nieposiadającego zdolności do czynności prawnych lub posiadającego ograniczoną zdolność do czynności prawnych dokonuje rodzic, opiekun lub kurator. 
- zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego może dokonać pełnomocnik, składając pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia.
- do zgłoszenia uszkodzenia dowodu osobistego załącza się uszkodzony dowód osobisty, a jeżeli zgłoszenie nastąpiło na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, konsulowi albo za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, uszkodzony dowód osobisty przekazuje się pocztą albo osobiście wystawcy dowodu osobistego.
5.Unieważnienia certyfikatów.
6. Żądania wymiany dowodu osobistego na dowód osobisty:
- z warstwą elektroniczną, 
- w którego warstwie elektronicznej nie ma zamieszczonego certyfikatu podpisu osobistego lub certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia, 
- uniemożliwiającego identyfikację i uwierzytelnienie lub złożenie podpisu osobistego; 
- którego warstwa elektroniczna nie zawiera odcisków palców;
- ubezwłasnowolnienia całkowitego posiadacza dowodu osobistego, w którego dowodzie osobistym został zamieszczony certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia lub certyfikat podpisu osobistego, albo ubezwłasnowolnienia częściowego posiadacza dowodu osobistego, w którego dowodzie osobistym został zamieszczony certyfikat podpisu osobistego;
7. Przekazania do organu gminy lub do konsula Rzeczypospolitej Polskiej przez osobę trzecią znalezionego dowodu osobistego
- posiadacz dowodu osobistego przebywający poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgłasza utratę dowodu osobistego dowolnemu konsulowi Rzeczypospolitej Polskiej, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym czytelnym podpisem.
8. Uprawdopodobnienia przez posiadacza dowodu osobistego podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania jego danych osobowych, w tym serii i numeru dowodu osobistego.
- posiadacz dowodu osobistego, w przypadku podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania jego danych osobowych, może zgłosić osobiście ten fakt organowi dowolnej gminy w celu unieważnienia posiadanego dowodu osobistego.
- zgłoszenia dokonuje się na formularzu zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych.
9. Stwierdzenia przez organ gminy wady technicznej dowodu osobistego lub błędnej personalizacji.

Dokumenty od wnioskodawcy: 
Wniosek o wydanie dowodu osobistego składa się:
- osobiście na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem,
- w siedzibie dowolnej gminy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej,
- dla osób do 12. roku życia można składać wniosek na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Fotografia załączana do wniosku o wydanie dowodu osobistego musi być:
aktualna, kolorowa, odzwierciedlająca w sposób niebudzący uzasadnionych wątpliwości wizerunek twarzy osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego.
Osoba na fotografii jest przedstawiona bez nakrycia głowy. Osoba nosząca nakrycie głowy zgodnie z zasadami swojego wyznania może załączyć fotografię przedstawiającą ją w nakryciu głowy, o ile wizerunek twarzy jest w pełni widoczny, a osoba ta przedłoży zaświadczenie o przynależności do kościoła lub innego związku wyznaniowego zarejestrowanego w Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z właściwymi dla nich przepisami. Osoba może także załączyć fotografię przedstawiającą ją w nakryciu głowy, o ile uprawdopodobni, że taka potrzeba wynika z konsekwencji przebytego leczenia lub zaistniałego wypadku.
Osoba na fotografii jest przedstawiona bez okularów z ciemnymi szkłami. Osoba z wadą narządu wzroku może załączyć fotografię przedstawiającą ją w okularach z ciemnymi szkłami, o ile osoba ta przedłoży orzeczenie o niepełnosprawności osoby do 16. roku życia lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności osoby, która ukończyła 16 lat, z powodu wrodzonej lub nabytej wady narządu wzroku.
Osoba, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, wydane zgodnie z przepisami o orzekaniu o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności, a także osoba, której stan zdrowia nie pozwala na spełnienie wymogów fotografii określonych powyżej, może załączyć fotografię niespełniającą tych wymogów.
Do wniosku w postaci elektronicznej załącza się fotografię o rozdzielczości co najmniej 492 x 633 piksele (szerokość x wysokość) i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB, tak aby fotografia zachowywała proporcje odpowiadające fotografii o wymiarach 35 x 45 mm (szerokość x wysokość) i spełniała wymogi, o których mowa w art. 29 ustawy o dowodach osobistych.
Dowód odbiera się osobiście w Wydziale Spraw Administracyjnych przy ul. Stefana Batorego 38/40. 

II. Pobieranie odcisków palców: 
1. Od osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, która ukończyła 12. rok życia, pobiera się odciski palców wskazujących obu dłoni za pomocą elektronicznego urządzenia do pobierania odcisków palców.
2. W przypadku, gdy odcisk palca wskazującego jest nieczytelny lub brak tego palca, odcisk pobiera się kolejno z palca środkowego, serdecznego albo kciuka, w odniesieniu do każdej z dłoni. Jeżeli odciski wszystkich palców danej dłoni wykazują niską jakość, pobiera się odcisk palca danej dłoni, który ma najwyższą jakość.
3. Nie zamieszcza się odcisków palców w warstwie elektronicznej dowodu osobistego osobie:
1) od której chwilowo fizycznie nie jest możliwe pobranie odcisków któregokolwiek z palców,
2) od której pobranie odcisków palców jest fizycznie niemożliwe.

III. Wzór podpisu:
W dowodzie osobistym osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, która ukończyła 12. rok życia i nie może złożyć własnoręcznego podpisu lub nie ukończyła 12. roku życia w miejscu przeznaczonym na podpis zamieszcza się informację: "BRAK PODPISU / NO SIGNATURE".

IV. Okres ważności dowodu osobistego:
1. Dowód osobisty wydany osobie, która nie ukończyła 12. roku życia, jest ważny przez okres 5 lat od daty jego wydania.
2. Dowód osobisty wydany osobie, która ukończyła 12. rok życia, jest ważny przez okres 10 lat od daty jego wydania.
3. Dowód osobisty wydany osobie, która ukończyła 12. rok życia, od której chwilowo fizycznie nie jest możliwe pobranie odcisków któregokolwiek z palców, jest ważny przez okres 12 miesięcy od daty jego wydania.

V. Składanie wniosku o dowód osobisty w przypadku choroby, niepełnosprawności lub innej przeszkody: 
1. O niemożności złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego spowodowanej chorobą, niepełnosprawnością lub inną niedającą się pokonać przeszkodą wnioskodawca powiadamia organ gminy, który po uprawdopodobnieniu przez wnioskodawcę zaistniałego przypadku zapewnia przyjęcie wniosku w miejscu pobytu tej osoby, chyba że okoliczności nie pozwalają na przyjęcie tego wniosku.
2. Na terenie Torunia i gmin powiatu toruńskiego zgłoszenie przyjęcie wniosku w miejscu pobytu osoby składa się do Wydziału Spraw Administracyjnych Urzędu Miasta Torunia, przy ul. Stefana Batorego 38/ 40. 

VI. Warstwa elektroniczna dowodu osobistego:
Certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia - zamieszczany w warstwie dowodu osobistego osoby posiadającej pełną albo ograniczoną zdolność do czynności prawnych,
Certyfikat podpisu osobistego - zamieszczany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego osoby, która:
1) posiada pełną zdolność do czynności prawnych i przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego wyraziła zgodę na zamieszczenie tego certyfikatu;
2) ukończyła 13. rok życia i przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego zgodę na zamieszczenie tego certyfikatu wyraził rodzic, opiekun lub kurator tej osoby;
3) ukończyła 13. rok życia, jeżeli osoba ta przed upływem ważności dowodu osobistego wydawanego na okres 12 miesięcy osiągnie pełną zdolność do czynności prawnych, i przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego zgodę na zamieszczenie tego certyfikatu wyraził rodzic, opiekun lub kurator tej osoby;
Certyfikat potwierdzenia obecności – zamieszczany w warstwie każdego dowodu osobistego. 

VII. Kody do certyfikatów:
Posiadaczowi dowodu osobistego, w którego warstwie elektronicznej zamieszczono certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia lub certyfikat podpisu osobistego przy odbiorze dowodu osobistego w siedzibie organu gminy lub w każdym czasie po odbiorze dowodu osobistego przekazuje się zabezpieczony dokument z kodem PUK.
Posiadacz dowodu osobistego, w którego warstwie elektronicznej zamieszczono wyłącznie certyfikat potwierdzenia obecności, nie otrzymuje kodu PUK.
Posiadacz dowodu osobistego aktywuje w organie gminy certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia po wpisaniu numeru CAN dowodu osobistego oraz ustala osobiście czterocyfrowy kod PIN1.
Posiadacz dowodu osobistego aktywuje w organie gminy certyfikat podpisu osobistego po wpisaniu numeru CAN dowodu osobistego oraz ustala osobiście sześciocyfrowy kod PIN 2.

VIII. Wymagane opłaty
Brak

IX. Tryb realizacji i terminy odbioru
Wydanie dowodu osobistego następuje nie później niż 30 dni od dnia złożenia wniosku.
 Dowód osobisty można odebrać w terminie jego ważności (12 miesięcy; 5 lub 10 lat od daty wydania oznaczonej na dowodzie osobistym).

X. Jednostka odpowiedzialna
Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych , pokój nr 29 II piętro 
Telefony: telefony: 56/611 83 11, -12, -17, -47, -52, -53, -58, -57, - 59.

XI. Odmowa wydania dowodu osobistego
Odmawia się wydania dowodu osobistego, w przypadku gdy wnioskodawca składa wniosek o wydanie dowodu osobistego z naruszeniem przepisów ustawy o dowodach osobistych.

XII. Tryb odwoławczy
Od decyzji o odmowie wydania dowodu osobistego przysługuje odwołanie do Wojewody Kujawsko- Pomorskiego za pośrednictwem Prezydenta Miasta Torunia w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.
 

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA
Administratorami są:
1.  Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za techniczne administrowanie RDO, jego transparentność oraz obowiązek informacyjny wynikający z art. 15 RODO,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za zapewnienie udziału w pracach nad rozwojem RDO, poprawnością danych w RDO, określeniem odpowiedzialności za funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru.
3. Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Warszawie (00-580), al. J.Ch. Szucha 23 odpowiada za zapewnienie sieci umożliwiającej realizację zadań przez konsulów. 
4. W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych przez organ wydający dowód osobisty jest Prezydent Miasta Torunia.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres e-mail iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
 Z administratorem - Ministrem Spraw Zagranicznych można się skontaktować pisemnie, telefonicznie bądź zgłosić się osobiście. 
Z administratorem – Prezydentem Miasta Torunia, można się skontaktować za pośrednictwem inspektora ochrony danych.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail: iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. 
 Administrator – Minister Spraw Zagranicznych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@msz.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Prezydent Miasta Torunia wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować mailowo: iod@um.torun.pl lub pisemnie  na adres: Inspektor Danych Osobowych, ul. Wały gen. Sikorskiego 8 

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA 
Pana/i dane będą przetwarzane w celu: Wydania dowodu osobistego. 
Pana/i dane będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy o dowodach osobistych.

ODBIORCY DANYCH
Pana/i dane osobowe dane mogą być udostępniane zgodnie z przepisami ustawy o dowodach osobistych podmioty, (w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w ustawach szczególnych), tj: organy prokuratury, organy Policji, Komendant Główny Straży Granicznej, Komendant Straży Marszałkowskiej, Szef Służby Wywiadu Wojskowego, Szef Służby Kontrwywiadu Wojskowego, organy Krajowej Administracji Skarbowej, Komendant Główny Żandarmerii Wojskowej, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu, Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Szef Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, sądy.
oraz innym podmioty – jeżeli wykażą w tym interes prawny.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ
Pana/i dane dotyczące utraconego dowodu osobistego (skradzionego lub zagubionego) będą przekazywane do Systemu Informacyjnego Schengen II na podstawie ustawy o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym. Dane będą przekazywane za pośrednictwem Krajowego Systemu Informatycznego prowadzonego przez Komendanta Głównego Policji.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Dane w Rejestrze Dowodów Osobistych będą przetwarzane bezterminowo. 

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
Przysługuje Panu/i prawo dostępu do Pana/i/ danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
Przysługuje Panu/i również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pana/i zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH
Pana/i dane do Rejestru Dowodów Osobistych wprowadzane są przez następujące organy:
- organ gminy, który wydaje lub unieważnia dowód osobisty,
- ministra właściwego do spraw wewnętrznych, który personalizuje dowód osobisty

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o dowodach osobistych.